Om te controleren of jouw event goed is ingericht klik je op het oog-icoontje achter het event. Vervolgens kun je in de horizontale menubalk alle stappen nogmaals doorlopen:
- Onder Gastenlijst kun je controleren of alle genodigden in de gastenlijst zijn toegevoegd en of de juiste Tags en Status aan hen gekoppeld zijn.
- Onder Toegangsbewijzen controleer je of alle verschillende tickets zijn aangemaakt. Denk bijvoorbeeld aan parkeerkaart, toegangsbewijs voor reguliere gasten en eventueel een toegangsbewijs voor VIPs (controleer ook het design/de capaciteit).
- Onder Formulieren kun je controleren of alle aanmeldformulieren en enquêtes (voor verschillende groepen gasten) zijn aangemaakt. Wil je controleren of je aanmeldformulier aan de goede mail is toegevoegd? Klik dan op het 'oogje' naast je formulier en scrol naar beneden, bij e-mails kun je zien aan welke mail je formulier is gekoppeld. Controleer ook of alle aangemaakte toegangsbewijzen of zijn gekoppeld aan het formulier of zijn gekoppeld aan een antwoord optie in een van de vragen.
- Onder E-Mailings kun je controleren of alle mailings zijn toegevoegd en of deze op de juiste datum ingepland staan. Ook test je hier alle e-mails. Klik op 'test e-mail' en vul je eigen mailadres in. Op deze manier kun je nogmaals controleren of je de mails ontvangt met de juiste formulieren.
Om zeker te weten dat je event goed is ingericht is het belangrijk om deze goed te testen. Hoe doe je dit?
1. Indien je een evenement hebt met een open registratieformulier kun je op de link van je formulier klikken om te testen of deze werkt. Vul vervolgens het formulier in en check of je een bevestigingsmail ontvangt. Klik op de link in je bevestigingsmail om te controleren of je op de persoonlijke pagina komt. Herhaal dit proces voor al je formulieren.
2. Indien je een evenement hebt met een gesloten registratieformulier voeg je jezelf als eerst aan de gastenlijst toe als gast. Stuur vervolgens een uitnodigingsmail naar jezelf. Controleer of je deze ontvangt en of de link naar het registratieformulier werkt. Het registratieformulier is ingevuld en hoef je alleen te bevestigen. Controleer of je vervolgens een bevestigingsmail ontvangt en of je met de link in de bevestigingsmail op jouw Persoonlijke Pagina komt.
3. Controleer bij beiden opties ook altijd even de statistieken. Wordt er 1 persoon van de nog beschikbaar aantal plaatsen afgehaald? Dan gaat het helemaal goed.
NB mocht je liever willen dat één van onze projectmanagers even met je mee kijkt/test, neem dan contact met ons op.